Comprendre : documents vs. consentements
Documents : fichiers à fournir (ex. instruction sécurité, pièce d’identité scannée, attestation).
Consentements : cases à cocher/validation de textes (ex. politique d’accueil, RGPD, confidentialité).
Les éléments requis sont définis par l’Administrateur par site et type de visite.
A — Au pré‑enregistrement (solliciter à l’avance)
Ouvrez Pré‑enregistrement > Nouveau (ou éditez une visite existante).
Dans la section Documents & consentements (si visible), cochez les éléments à collecter.
Enregistrez puis Envoyez l’invitation : l’e‑mail précise les consignes ; le visiteur pourra déposer ses documents / pré‑accepter les textes si activé.
B — À l’arrivée (borne iPad)
Le visiteur scanne son QR (ou recherche son nom).
Il accepte les consentements affichés.
Il dépose les documents demandés (photo/scan via iPad si prévu).
La visite passe en Arrivée ; l’hôte est notifié ; le badge peut s’imprimer.
C — À l’accueil (comptoir)
Ouvrez la fiche visite (Accueil/Recherche).
Vérifiez l’état de chaque élément requis.
Si un document manque, utilisez Ajouter pour joindre un fichier (ex. scan fait au comptoir).
Cochez l’acceptation d’un consentement après lecture par le visiteur, si votre procédure le prévoit.
Enregistrez puis finalisez l’Arrivée.
D — Pendant / après la visite
Consulter / remplacer une pièce jointe depuis la fiche visite.
Ajouter un commentaire (ex. référence de document présenté à l’accueil).
En fin de visite, la traçabilité (journal) garde l’historique des actions.
Bonnes pratiques
Prévenez le visiteur dans l’invitation des pièces à apporter.
À l’accueil, validez les consentements après lecture effective.
Nommez les fichiers de manière claire (ex. ID‑Dupont‑2025‑10‑30.pdf).
Dépannage rapide
Pièce impossible à téléverser : vérifiez le format/taille et réessayez ; au besoin, joignez‑la depuis le comptoir.
Consentement non proposé : il peut ne pas être requis pour ce site/type de visite ; demandez à l’Administrateur.
Document introuvable : rouvrez la fiche visite et vérifiez l’historique ; essayez une nouvelle pièce.
Pré‑requis
Modèles de consentement et liste de documents configurés par l’Administrateur.
Borne iPad (si collecte à la borne) et imprimante déclarées.
Modèles d’e‑mail renseignant clairement les consignes.
Liens associés
Côté Utilisateur
Pré‑enregistrer un visiteur
Accueillir un visiteur à l’arrivée
S’auto‑enregistrer sur borne
Côté Admin
Types de visite & politiques d’accueil
Modèles d’e‑mail / SMS
Kiosques / tablettes (iPad)